Les bases de la gouvernance du conseil d'administration pour les compagnies d'assurance
Les assureurs sont dirigés par leur conseil d'administration, dont la force et le succès dépendent largement de leur équipe de direction et de leur personnel. Cependant, leur capacité à se développer repose avant tout sur la solidité de la gouvernance mise en place.
Le conseil d'administration prend des décisions clés et est en fin de compte responsable de l'orientation de l'entreprise, notamment de sa stabilité financière, de sa conformité aux réglementations et de sa stratégie globale.
Pour les entités œuvrant en assurance, une gouvernance rigoureuse est essentielle afin d’établir et de maintenir la confiance des assurés, des investisseurs et des régulateurs.
Cet article présentera les principes fondamentaux reliés à la gouvernance du conseil d'administration des compagnies d'assurance, en mettant en avant les principales responsabilités et les meilleures pratiques.
Gouvernance du conseil d'administration en assurance : un aperçu
La gouvernance du conseil d'administration désigne, en termes simples, un cadre de politiques, de structures et de mécanismes de supervision qui régissent le fonctionnement d'un conseil. Ce principe s'applique non seulement aux compagnies d'assurance, mais à presque toutes les organisations.
Un cadre de gouvernance vise à établir des responsabilités claires pour les administrateurs siégeant au conseil, leur permettant ainsi de superviser efficacement des aspects tels que l'orientation stratégique, la gestion des risques et la conformité aux lois en vigueur.
Plutôt qu'une fonction isolée, la gouvernance est un système interconnecté impliquant de multiples parties prenantes, chacune ayant des responsabilités distinctes.
Étant donné que le secteur de l’assurance au Canada est fortement réglementé, un cadre de gouvernance solide est essentiel au bon fonctionnement d’un assureur.
5 principes clés pour un cadre de gouvernance efficace en assurance
Il n’existe pas de modèle unique pour établir un cadre de gouvernance de qualité pour une compagnie d’assurance.
En 2018, le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a publié une ligne directrice sur la gouvernance d’entreprise afin d’aider les institutions financières, telles que les assureurs, à mettre en place des structures de gouvernance efficaces.
Un cadre de gouvernance structuré offre aux compagnies d’assurance une feuille de route pour prendre des décisions transparentes et responsables.
Tout cadre de gouvernance devrait reposer sur les principes suivants :
1. Conformité
Pour les assureurs canadiens, s’assurer d’être conforme aux lois et aux réglementations fédérales et provinciales est un pilier fondamental d’un cadre de gouvernance efficace.
Cela inclut les lois relatives à l’enregistrement, à la suffisance de capital, aux rapports financiers, à la protection des consommateurs, à la divulgation, à la souscription, à l’exposition au crédit et à la gouvernance d’entreprise elle-même.
Par exemple, en Ontario, les exigences en matière de gouvernance d’entreprise sont définies dans la Loi sur les assurances, la Loi sur les sociétés par actions, ainsi que dans les règlements O. Reg. 637/00 (Reciprocal Insurance Exchanges) et Ont. Reg. 123/08 (Corporate Governance – Partie II.2 de la Loi). Insurance Act, the Corporations Act, O. Reg. 637/00, Reciprocal Insurance Exchanges and Ont. Reg. 123/08, Corporate Governance (Part II.2 of the Act).
Un conseil d’administration doit mettre en place des systèmes permettant de suivre en permanence l’évolution des obligations de conformité, en intégrant à la fois les normes canadiennes et internationales lorsque cela est pertinent.
2. Supervision des risques
L'assurance concerne avant tout la gestion des risques.
Lorsqu'un conseil d'administration met en place des systèmes solides de gestion des risques, cela permet aux assureurs d'identifier, d'évaluer et d'atténuer de manière proactive les risques potentiels pouvant affecter la performance financière ou la réputation de l'entreprise.
Cela implique la création de fonctions de gestion des risques indépendantes pour évaluer les risques liés à la souscription, aux opérations et aux finances. Cela peut également inclure la réalisation de contrôles internes d'audit et de conformité afin de respecter les politiques et les réglementations en vigueur
Par exemple, l'Autorité ontarienne de réglementation des services financiers a publié une ligne directrice sur le Test du capital minimum pour les compagnies d'assurance de dommages et les réciproques, qui exige que l'assureur établisse des ratios de capital cibles en fonction du profil de risque de l'assureur.
3. Clarté des responsabilités
Définir clairement les rôles et les responsabilités est essentiel pour une gouvernance efficace.
Afin d’y parvenir, les assureurs devraient créer des comités du conseil d'administration avec des mandats clairs et bien documentés, précisant leur champ d'action, leur autorité, leur composition et leurs exigences en matière de déclaration.
Toute responsabilité assignée à la haute direction (telle que, par exemple, la mise en œuvre d'une stratégie approuvée par le conseil et la gestion des risques) devrait être formellement enregistrée dans les politiques, les cadres et les documents de gouvernance pertinents afin d'assurer une clarté en matière de responsabilité.
4. Gouvernance éthique
Bien que le rôle d’une compagnie d’assurance soit de générer des profits, elle doit s’assurer que ses activités sont menées de manière éthique. Par conséquent, la responsabilité sociale et l'intégrité doivent être intégrées dans le cadre de gouvernance afin de favoriser une prise de décision éthique.
Cela nécessite, par exemple, l’élaboration et l’application d’un code de conduite applicable aux administrateurs, aux dirigeants et aux employés. Cela inclut également la gestion des conflits d’intérêts pour éviter les opérations avec apparentés ou les pratiques commerciales non éthiques.
En juin 2024, le Conseil canadien des responsables de la réglementation d'assurance (CCRRA) a publié un rapport énonçant des recommandations concernant la gouvernance et la culture d’entreprise, en particulier en ce qui concerne le traitement équitable des clients.
Les conseils d’administration des assureurs peuvent créer un cadre solide et responsable en intégrant ces principes de gouvernance dans leurs opérations.
5. Indépendance
Le conseil d'administration, dans l'idéal, devrait maintenir son indépendance vis-à-vis de la haute direction et des opérations quotidiennes de l'institution financière.
Cette indépendance peut être obtenue grâce à diverses structures de gouvernance et garanties procédurales. Cependant, il est essentiel de maintenir une séparation claire entre les rôles de président et de PDG.
Le conseil doit veiller à ce que ses processus de prise de décision restent objectifs, efficaces et adaptés aux circonstances spécifiques de l'entreprise.
Meilleures pratiques pour une gouvernance efficace
Un assureur bien gouverné est proactif, stratégique et engagé dans l'amélioration continue. Ultimement, l'intégration des meilleures pratiques peut améliorer la prise de décision en garantissant qu'elles sont réalisées de manière efficace et collaborative.
Voici quatre stratégies clés pour améliorer l'efficacité du conseil d'administration :
Fixer des limites de temps pour les réunions
Des réunions du conseil d’administration efficaces nécessitent des ordres du jour clairs, des allocations de temps définies et des discussions structurées.
Les conseils peuvent éviter les retards inutiles et maintenir les discussions centrées sur les enjeux prioritaires en fixant des limites de temps strictes.
Cela garantira également que tous les sujets sont abordés dans le délai imparti. Une approche disciplinée de la gestion des réunions améliore la productivité et la prise de décision.
Encourager les échanges informels entre les membres du conseil d'administration et la haute direction
Des relations solides entre les membres du conseil d'administration et la haute direction favorisent la collaboration et une gouvernance plus efficace.
Encourager les échanges informels, que ce soit lors d'événements sectoriels, de séminaires ou de discussions informelles en dehors des réunions formelles, aide à établir la confiance et facilite la communication ouverte.
Ultimement, cela devrait aboutir à une prise de décision plus cohésive et à une équipe de direction plus unie et mieux alignée.
Prendre des décisions basées sur des données
La prise de décision stratégique à long terme doit être fondée sur des données. Elle ne doit pas reposer sur l'expérience personnelle d'un membre du conseil ou sur des « intuitions ».
L'accès en temps réel aux données financières, opérationnelles et de gestion des risques permet aux membres du conseil d'obtenir les informations nécessaires pour une supervision stratégique.
En utilisant les données, les administrateurs peuvent suivre les tendances de performance, évaluer les risques de non-conformité et prendre des décisions éclairées rapidement.
Réaliser des évaluations régulières du conseil d'administration
Les évaluations périodiques aident les conseils d'administration à identifier leurs points forts, à combler les lacunes et à affiner les pratiques de gouvernance.
Des évaluations régulières, telles que des auto-évaluations, des évaluations par les pairs ou des audits externes, encouragent l'amélioration continue.
Elles garantissent que les structures de gouvernance restent alignées avec les besoins évolutifs de l'entreprise et les exigences réglementaires.
Vous cherchez de l'aide pour une gouvernance efficace du conseil d'administration pour votre compagnie d'assurance ?
Une gouvernance solide du conseil d'administration est la base d'une compagnie d'assurance résiliente et réputée. Si un assureur met en place un cadre de gouvernance robuste et adhère aux meilleures pratiques du secteur, le conseil d'administration peut promouvoir la transparence et la conformité.
Que vous opériez en tant que réciproque ou en tant qu'assureur traditionnel, un conseil bien gouverné garantit des pratiques éthiques, la sécurité financière et une confiance à long terme avec les assurés et les investisseurs.
Si vous cherchez de l'aide pour créer un cadre de gouvernance du conseil d'administration efficace, contactez notre équipe chez Axxima.
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